Co zrobić gdy biuro rachunkowe nie chce oddać dokumentów?

Co zrobić gdy biuro rachunkowe nie chce oddać dokumentów? Nie da się ukryć, że korzystanie z usług biura rachunkowego to dla przedsiębiorców duża wygoda. Nie ma konieczności martwienia się o rozliczenia, natomiast podatki otrzymuje się w gotowej już kwocie. Co ciekawe, bardzo podobnie wygląda to w przypadku dokumentacji. W przypadku zmiany biura rachunkowego musimy uzyskać dokumenty od wcześniejszego zleceniobiorcy. Nie do końca wiemy, jak jednak postępować, jeśli byłe biuro rachunkowe nie może pogodzić się z utratą klienta i nie oddaje dokumentów.

Jakie zasady przechowywania dokumentacji warto znać? Dlaczego warto przechowywać dokumentację w biurze rachunkowym? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.

Jakie zasady przechowywania dokumentacji warto znać?

Zanim rozpoczniemy rozważania na temat problemów z oddawaniem dokumentów, warto wcześniej poznać podstawowe zasady przechowywania dokumentacji. W pierwszej kolejności warto pamiętać, że zarówno dokumentacja księgowa, jak i ta kadrowa w każdym przedsiębiorstwie ma ogromne znaczenia. Dzięki niej możliwe jest wyliczanie zobowiązań podatkowych czy też składkowych. Dodatkowo ma znaczenie w relacjach z poszczególnymi kontrahentami, jednocześnie może okazać się deską ratunku w przypadku ewentualnych spraw sądowych.

Kiedy przedsiębiorca przechowuje dokumentację firmy, musi pamiętać o tym, aby zwrócić uwagę na kilka kwestii, które wbrew pozorom mają ogromne znaczenie. Pierwsza z nich to zabezpieczenie przed dostępem osób, które nie powinny mieć dostępu do dokumentów. Konieczne jest jednak odpowiednie uporządkowanie – najczęściej jest ono chronologiczne, podzielona poszczególne okresy rozliczeniowe. Warto również wspomnieć o zabezpieczeniu przed zniszczeniem i działaniem szkodliwych czynników.

Każdorazowo należy zwrócić uwagę na wymagane terminy przechowywania poszczególnych dokumentów. Wyżej wymienione wymogi są w pełni rozsądne. Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę okres przechowywania, może nagle okazać się, że w firmie nie będzie odpowiednich warunków. W takiej sytuacji możliwe jest skorzystanie z usług biura rachunkowego.

Dlaczego warto przechowywać dokumentację w biurze rachunkowym?

Zdecydowanie rozsądniejsze wydaje się być przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym. Zdecydowana większość biur posiada w ofercie takie usługi. Najczęściej dokumenty przechowywane są rok, natomiast po zamknięciu okresu są one zwracane właścicielowi. Co ciekawe, możliwe jest znalezienie biur, które posiadają archiwa, w których to dokumenty przechowywane są do końca okresu, który jest wymagany przepisami. Archiwa również oferują usługi przechowywania- wystarczy dostarczyć dokumenty, które odebrane są od naszej księgowej.

Wiele osób jednak zastanawia się, dlaczego przechowywanie dokumentacji w biurze rachunkowym to rozsądne rozwiązanie. Przede wszystkim należy podkreślić, że jest to wygoda, jednocześnie oszczędność miejsca. Rozwiązanie to jest w pełni bezpieczne, bowiem w biurach stosuje się profesjonalne, pancerne szafy. Charakteryzują się tym, że gwarantują ochronę przed niepożądanymi czynnikami zewnętrznymi, a także przed niepowołanymi osobami. Jest to również oszczędność czasu, szczególnie wtedy, gdy dokumenty dostarczane są drogą elektroniczną. Nie ma wówczas konieczności dojazdów do biura.

Kolejną zaletą jest swobodny dostęp, bowiem w przypadku przygotowania profesjonalnych archiwów mamy wygodny wgląd w dokumenty. Warto wspomnieć o możliwości przeprowadzenia kontroli. Co to oznacza w praktyce? Kontrola z urzędu skarbowego jest wówczas przeprowadzana w biurze rachunkowych. Oczywiście wcześniej ustala się ten fakt razem z inspektorami. Nie możemy zapominać o tym, że decydując się na przechowywanie dokumentacji księgowej biuru rachunkowemu, należy zgłosić ten fakt do urzędu skarbowego- w terminie do 15 dni od chwili wydania dokumentacji.

Co jeśli biuro rachunkowe nie chce nam oddać dokumentów?

Może dojść do sytuacji, w której zdecydujemy się na zmianę biura rachunkowego. Wówczas konieczna będzie dokumentacja z poprzedniej firmy. Co, gdy biuro rachunkowe nie chce oddać nam dokumentów? Otóż po zerwaniu umowy biuro nie ma żadnych podstaw do tego, aby zatrzymać księgi rachunkowego. Co godne podkreślenia- nie zmienia tego nawet zgodna podatnika na zatrzymanie, które wynika z umowy.

Biuro rachunkowe może przechowywać dokumentację tylko wtedy, gdy istnieje ważna umowa na prowadzenie ksiąg. Jeśli umowa traci swoją ważność, wówczas zgodnie z prawem następuje natychmiastowy obowiązek zwrotu dokumentów. W przypadku odmowy wydania dokumentów biuro rachunkowe może zostać powołane do odpowiedzialności karnej. Możliwe jest otrzymanie grzywny, a nawet kara ograniczenia czy też pozbawienia wolności do dwóch lat. Zatrzymanie dokumentacji nie może stanowić wymierzonej przez biuro sankcji za brak zapłaty. Jeśli chodzi o ewentualne spory o zapłatę, powinny być rozstrzygane na drodze sądowej.